Control de inventario en Excel: punto de pedido, stock de seguridad y alertas (2026)

Para controlar el inventario en Excel, crea una tabla de productos y calcula las existencias a partir de los registros de entradas y salidas con SUMAR.SI.CONJUNTO. El punto de pedido es la venta diaria media × el plazo de entrega + el stock de seguridad, y el stock de seguridad es =INV.NORM.ESTAND(0,95)*DESVEST.P(ventas)*RAIZ(plazo). Una columna =SI([@Existencias]<=[@[Punto de pedido]];"PEDIR";"OK") con formato condicional te dice cada día qué reponer.

Pruébalo con tu propio archivo → · Actualizado el 10 de octubre de 2026

La mayoría de las hojas de inventario solo cuentan lo que hay. Un control de inventario de verdad te dice qué hacer: qué productos pedir hoy, cuánto pedir y cuánto dinero tienes parado en el almacén. Esta guía, versión en español de nuestro tutorial de inventory management en inglés, construye un control que se actualiza solo, con existencias calculadas, stock de seguridad y punto de pedido estadísticos, alertas en rojo, análisis ABC y valoración del stock. Todo con fórmulas nativas, sin macros.

The DataHub Pro Team · Analítica para pymes
LinkedIn · Acerca de

Nota sobre las fórmulas: esta guía usa los nombres de las funciones de Excel en español (SUMAR.SI.CONJUNTO, INV.NORM.ESTAND, DESVEST.P, RAIZ, SI, SUMAPRODUCTO) con el punto y coma (;) como separador de argumentos y la coma decimal (0,95). En Excel en inglés se llaman SUMIFS, NORM.S.INV, STDEV.P, SQRT, IF y SUMPRODUCT, y los argumentos se separan con coma: =NORM.S.INV(0.95). En España se dice “punto de pedido” y en buena parte de Latinoamérica “punto de reorden”: es lo mismo.

Qué es el control de inventario en Excel

Controlar el inventario es mantener la cantidad justa de stock: suficiente para atender la demanda sin roturas, pero no tanta como para tener dinero parado o productos que caducan. En Excel, eso significa convertir un simple recuento en un sistema de decisión que diga, sin que nadie lo revise a mano, qué artículos han llegado a su punto de pedido, cuántas unidades pedir y cuánto vale el stock.

Todo sistema de inventario responde a dos preguntas: cuándo pedir (el punto de pedido, el nivel al que lanzas un pedido para que llegue justo cuando te quedarías sin stock) y cuánto pedir (la cantidad económica de pedido, EOQ, que equilibra el costo de hacer pedidos con el de mantener stock). Debajo de ambas está el stock de seguridad, el colchón que absorbe una demanda más alta de lo normal y los proveedores que entregan tarde.

Los datos que necesitas

• Histórico de demanda: unidades vendidas por día (o semana) de cada SKU durante varias semanas, para medir la media y la variabilidad.
• Plazo de entrega: los días entre hacer un pedido y recibirlo, por proveedor. Usa el caso realista, no la promesa optimista del proveedor.
• Costos: costo unitario (para valorar), costo por pedido (gestión, transporte, recepción) y costo anual de mantener una unidad (almacén, seguro, capital; a menudo se estima entre un 15 % y un 30 % del costo unitario).

Consejo: el SKU es tu única fuente de verdad. Nunca dejes que dos productos compartan un SKU ni que el mismo producto aparezca escrito de dos formas: todas las búsquedas, alertas e informes de esta guía dependen de él.

1.Paso 1 — La tabla maestra de productos

Una fila por SKU, con estas columnas (el orden coincide con las fórmulas de la guía):

Escribe algunos productos reales, haz clic dentro y pulsa Ctrl+T. En Diseño de tabla, llama a la tabla Inventario. La tabla rellena las fórmulas en toda la columna, permite referencias como Inventario[Existencias] y crece al añadir productos. Mantén separados los datos “fijos” del producto (costo, proveedor, plazo) de los movimientos: mezclarlos es la causa más común de que estas hojas se vuelvan inmanejables.

2.Paso 2 — Entradas y salidas

En lugar de corregir a mano las existencias (que acaban desviándose de la realidad), deja que Excel las calcule a partir de los movimientos. Crea dos tablas en hojas aparte: Entradas (Fecha, SKU, Cantidad) para la mercancía recibida y Salidas (Fecha, SKU, Cantidad) para las ventas y consumos. La columna Existencias de la tabla maestra pasa a ser una fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Entradas[Cantidad];Entradas[SKU];[@SKU])-SUMAR.SI.CONJUNTO(Salidas[Cantidad];Salidas[SKU];[@SKU])

Suma todo lo recibido de ese SKU y resta todo lo vendido. Registra un movimiento y las existencias se actualizan al instante, con un historial completo de por qué el stock está donde está. La venta diaria media también puede salir del registro, con las salidas de los últimos 30 días:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Salidas[Cantidad];Salidas[SKU];[@SKU];Salidas[Fecha];">="&HOY()-30)/30

3.Paso 3 — El stock de seguridad

El stock de seguridad protege cuando la demanda se dispara o una entrega se retrasa. La fórmula estadística multiplica un factor de nivel de servicio por la variabilidad de la demanda, escalada al plazo de entrega:

=INV.NORM.ESTAND(NivelServicio)*DESVEST.P(RangoVentas)*RAIZ([@[Plazo de entrega]])

INV.NORM.ESTAND(0,95) devuelve el factor Z de 1,645: aceptas un 5 % de probabilidad de rotura en cada ciclo de reposición. DESVEST.P mide lo irregular que es la demanda diaria (RangoVentas son las ventas diarias de ese SKU) y RAIZ del plazo extiende esa variabilidad a los días que tarda en llegar el pedido.

La fórmula supone un plazo de entrega fijo. Si el plazo de tu proveedor también varía mucho, el colchón necesario es mayor.

4.Paso 4 — El punto de pedido

El punto de pedido es el nivel de existencias que debe disparar un pedido: la demanda esperada durante el plazo de entrega más el colchón de seguridad:

=[@[Venta diaria media]]*[@[Plazo de entrega]]+[@[Stock de seguridad]]

Si vendes 8 unidades al día, el proveedor tarda 10 días y tu stock de seguridad es 16, el punto de pedido es 8 × 10 + 16 = 96. Cuando las existencias bajan a 96, pides: en los diez días hasta la entrega esperas vender unas 80 y el colchón de 16 queda intacto aunque la demanda o la entrega te sorprendan. Como cada entrada es una fórmula viva, el punto de pedido se recalcula a medida que cambia el negocio.

5.Paso 5 — Alertas de stock bajo

Añade la columna Estado:

=SI([@Existencias]<=[@[Punto de pedido]];"PEDIR";"OK")

Para un aviso de tres niveles, añade una banda para los artículos que se acercan:

=SI([@Existencias]<=[@[Punto de pedido]];"PEDIR";SI([@Existencias]<=[@[Punto de pedido]]*1,2;"BAJO";"OK"))

Después, selecciona las filas de la tabla y crea una regla con Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula: =$H2<=$J2 (existencias menores o iguales que el punto de pedido) con relleno rojo, para que se ilumine la fila entera. Pon en una celda grande, arriba del todo, =CONTAR.SI(Inventario[Estado];"PEDIR"): “7 SKU por reponer” es la cifra más útil del libro.

6.Paso 6 — La cantidad económica de pedido (EOQ)

El punto de pedido dice cuándo; la EOQ, cuánto. Pedidos pequeños multiplican los costos de gestión y transporte; pedidos enormes inmovilizan dinero y espacio. La EOQ es el tamaño de pedido que minimiza la suma de ambos:

=RAIZ((2*[@[Demanda anual]]*[@[Costo por pedido]])/[@[Costo de mantener]])

La demanda anual es la venta diaria media × 365, el costo por pedido es el costo fijo de lanzar un pedido y el costo de mantener es el costo anual de tener una unidad en stock. Ejemplo: 2920 unidades al año, 25 por pedido y 3 por unidad y año → =RAIZ((2*2920*25)/3) ≈ 221 unidades por pedido. Por la forma de la raíz, la EOQ es indulgente: acertar aproximadamente con los datos da un tamaño casi óptimo.

7.Paso 7 — Análisis ABC

No todos los SKU merecen la misma atención. El análisis ABC, una aplicación del principio de Pareto, ordena el catálogo por el valor que representa. Añade una columna Valor anual (=[@[Costo unitario]]*[@[Venta diaria media]]*365), ordena la tabla de mayor a menor por ella y añade un % acumulado. Si Valor anual está en la columna L:

=SUMA($L$2:L2)/SUMA(Inventario[Valor anual])

Y clasifica:

=SI([@[% acumulado]]<=0,8;"A";SI([@[% acumulado]]<=0,95;"B";"C"))

Los artículos A concentran la mayor parte del valor y merecen revisión frecuente y disciplina estricta de pedidos; los C pueden funcionar con mínimos sencillos y generosos.

8.Paso 8 — Valoración y resumen

El valor total del stock, el dinero que tienes en el almacén, es un solo SUMAPRODUCTO:

=SUMAPRODUCTO(Inventario[Existencias];Inventario[Costo unitario])

Completa un pequeño resumen con el número de SKU por reponer, las roturas (=CONTAR.SI(Inventario[Existencias];0)) y el valor por clase ABC (SUMAR.SI.CONJUNTO), y añade una segmentación por categoría o proveedor. Dos columnas útiles más: días de cobertura, =[@Existencias]/[@[Venta diaria media]], y, en Microsoft 365, una lista de compra que se ordena sola en otra hoja: =ORDENAR(FILTRAR(Inventario[[SKU]:[Existencias]];Inventario[Estado]="PEDIR");1). Si los precios de compra varían y necesitas el costo de ventas exacto, la valoración FIFO requiere una tabla de lotes de compra que se consumen del más antiguo al más reciente.

Ejemplo práctico

Un producto con una venta diaria media de 8 unidades, una desviación típica de la demanda diaria de 3 unidades y un plazo de entrega de 10 días:

Pasar del 95 % al 99 % de nivel de servicio solo añade 7 unidades de colchón a este producto, pero multiplicado por cientos de SKU es dinero inmovilizado: por eso conviene reservar los niveles de servicio altos para los artículos A. Redondea el stock de seguridad hacia arriba con REDONDEAR.MAS(...;0).

Errores comunes

Las existencias no cuadran. Casi siempre es un SKU que no coincide entre la tabla maestra y un registro: un espacio al final, mayúsculas distintas o una errata. Usa validación de datos para elegir el SKU de una lista y ESPACIOS() para limpiar los existentes.

El stock de seguridad da 0 o error. El rango de ventas está vacío o no tiene variabilidad. Revisa que apunta a cifras diarias reales.

El punto de pedido es demasiado alto. Suele ser una mezcla de unidades: ventas semanales multiplicadas por un plazo en días. Usa siempre la misma unidad (por día y días).

La EOQ no es realista. Comprueba que el costo de mantener es anual y por unidad, y el costo de pedido, por pedido.

Preguntas frecuentes