Cómo crear un dashboard de KPI en Excel, paso a paso

Para crear un dashboard de KPI en Excel: 1) guarda los datos en una tabla de Excel, 2) crea una hoja de KPI con el objetivo, la dirección y el responsable de cada indicador, 3) calcula cada tarjeta para el periodo elegido con SUMAR.SI.CONJUNTO filtrado por fechas, 4) añade la variación frente al objetivo y al mes anterior y 5) termina con semáforos de formato condicional y un gráfico de tendencia.

Pruébalo con tu propio archivo → · Actualizado el 10 de octubre de 2026

Un dashboard de KPI es una de las piezas de reporting más útiles que puedes construir, pero muchas guías se saltan lo difícil: que se actualice solo cuando llegan datos nuevos, que compare con el objetivo y con el periodo anterior, y que los semáforos cambien solos. Esta guía, versión en español de nuestro tutorial de KPI dashboard en inglés, va de un archivo de transacciones a un cuadro de mando interactivo con tablas de Excel, SUMAR.SI.CONJUNTO, conjuntos de iconos y segmentaciones. Si buscas una introducción general a los dashboards, empieza por cómo hacer un dashboard en Excel; aquí nos centramos en los KPI.

The DataHub Pro Team · Analítica para pymes
LinkedIn · Acerca de

Nota sobre las fórmulas: esta guía usa los nombres de las funciones de Excel en español (SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, FIN.MES, SI.ERROR, TEXTO) con el punto y coma (;) como separador de argumentos y la coma decimal (-0,05). En Excel en inglés se llaman SUMIFS, COUNTIFS, EOMONTH, IFERROR y TEXT, y los argumentos se separan con coma: =EOMONTH(FechaInicio,-1).

Qué es un dashboard de KPI

Un dashboard de KPI en Excel es un resumen en una sola hoja con los indicadores clave del negocio —ingresos, pedidos, tasa de conversión, abandono o los que siga tu equipo—. Suele incluir tarjetas (un número por KPI), un gráfico de tendencia, la variación frente al periodo anterior y filtros para ver una región, un producto o un canal.

La diferencia con un informe normal es que es dinámico: al pegar datos nuevos se actualiza sin editar fórmulas. Lo hacen posible tres técnicas: tablas de Excel, SUMAR.SI.CONJUNTO con celdas de fecha con nombre y conjuntos de iconos del formato condicional.

Qué KPI incluir

Un dashboard de KPI funciona mejor con cinco a ocho tarjetas: suficientes para cubrir el negocio y pocas para leerlas en diez segundos. Elige indicadores que alguien tenga a su cargo y sobre los que se pueda actuar, dale a cada uno un objetivo y una dirección (¿más es mejor?) y deja fuera las cifras de vanidad.

El margen bruto sale directamente de un estado de resultados en Excel, y la retención se mide mejor por cohortes (análisis de cohortes en Excel).

1.Paso 1 — Los datos en una tabla de Excel

La decisión más importante de todo el proceso es convertir los datos de origen en una tabla antes de nada. Sin tabla, cada fórmula queda anclada a un rango fijo como B2:B10000 y el mes que viene tendrás que corregirlas todas. Con tabla, las fórmulas se amplían solas. Haz clic dentro de los datos, pulsa Ctrl+T, marca “La tabla tiene encabezados” y, en Diseño de tabla, cámbiale el nombre a Ventas.

Comprueba que la columna Fecha contiene fechas reales (si están como texto, conviértelas con FECHANUMERO()), que los importes son números sin símbolos de moneda escritos como texto y que no hay filas vacías dentro de los datos.

2.Paso 2 — La hoja de definición de KPI

Crea una hoja llamada KPIs: será la única fuente de verdad de nombres, objetivos y valores. Separarla del dashboard te permite cambiar objetivos sin tocar el diseño.

En la hoja del dashboard, añade dos celdas de filtro: “Fecha de inicio” y “Fecha de fin”. Selecciona cada una y escribe en el cuadro de nombres (arriba a la izquierda, encima de la columna A) FechaInicio y FechaFin, pulsando Intro. Los nombres hacen legibles las fórmulas y permiten mover las celdas sin romper nada.

3.Paso 3 — Tarjetas filtradas por fecha con SUMAR.SI.CONJUNTO

SUMAR.SI.CONJUNTO suma una columna que cumple varias condiciones; aquí, un rango de fechas. Ingresos del periodo elegido, en KPIs!C2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Ingresos];Ventas[Fecha];">="&FechaInicio;Ventas[Fecha];"<="&FechaFin)

Para los pedidos, si cada fila ya trae una columna Pedidos, súmala igual cambiando Ventas[Ingresos] por Ventas[Pedidos]. Si cada fila es un pedido, cuéntalas:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Fecha];">="&FechaInicio;Ventas[Fecha];"<="&FechaFin)

Para una tarjeta filtrada por categoría, añade otra pareja de criterios; por ejemplo, la región elegida en una lista desplegable de Dashboard!B5:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Ingresos];Ventas[Fecha];">="&FechaInicio;Ventas[Fecha];"<="&FechaFin;Ventas[Región];Dashboard!B5)

4.Paso 4 — Variación frente al objetivo y al mes anterior

Un KPI sin contexto dice poco. La variación frente al objetivo es =(C2-B2)/B2 con formato de porcentaje: positiva por encima del objetivo, negativa por debajo (en los KPI donde menos es mejor, como el abandono, interprétala al revés).

Para el mes anterior, añade dos celdas auxiliares y llámalas InicioAnterior y FinAnterior:

=FIN.MES(FechaInicio;-2)+1
=FIN.MES(FechaInicio;-1)

La primera devuelve el primer día del mes anterior a FechaInicio y la segunda, su último día. El ingreso del periodo anterior es la misma fórmula del paso 3 con esas celdas, y la variación mensual, =SI.ERROR((C2-D2)/D2;"N/D"), que evita el error de división entre cero cuando el mes anterior no tiene datos.

5.Paso 5 — Semáforos con conjuntos de iconos

Selecciona las celdas de variación frente al objetivo y elige Inicio → Formato condicional → Conjuntos de iconos → 3 semáforos (sin marco). Después ve a Administrar reglas → Editar regla y cambia los umbrales a tipo Número:

Con los umbrales por defecto (de tipo Porcentaje) los iconos se reclasifican cuando cambian los demás valores; con Número, cada KPI se juzga siempre contra la misma regla. Marca “Mostrar icono únicamente” si el porcentaje ya aparece en otra celda, o aplica a esas celdas el formato personalizado ;;;: el valor se oculta pero el icono sigue funcionando.

6.Paso 6 — Tendencia mensual y segmentaciones

Las tarjetas dicen dónde estás; el gráfico, cómo has llegado. En Microsoft 365, crea en la hoja KPIs una lista de meses que se desborda sola en A10:

=ORDENAR(UNICOS(FECHA(AÑO(Ventas[Fecha]);MES(Ventas[Fecha]);1)))

y, en B10 (rellenada hacia abajo), el ingreso de cada mes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Ingresos];Ventas[Fecha];">="&A10;Ventas[Fecha];"<="&FIN.MES(A10;0))

En versiones sin UNICOS, usa una tabla dinámica: Insertar → Tabla dinámica desde la tabla Ventas, Fecha en Filas agrupada por meses e Ingresos en Valores. Después, Analizar tabla dinámica → Gráfico dinámico → Líneas, e Insertar segmentación de datos para Región y Producto. Si tienes varias tablas dinámicas, haz clic derecho en la segmentación → Conexiones de informe para que un clic filtre todas.

7.Paso 7 — Las tarjetas del dashboard

La hoja KPIs hace los cálculos; la hoja Dashboard solo los muestra. Cada tarjeta tiene tres celdas:

El valor: =KPIs!C2, con formato de número (Ctrl+1).

La línea de cambio, con flecha. La segunda sección del formato se aplica a los negativos, así que la flecha sustituye al signo menos:

=TEXTO(KPIs!F2;"▲ 0%;▼ 0%")&" vs. mes anterior"

El estado en palabras, para quien imprima en blanco y negro, con los mismos umbrales del paso 5:

=SI(KPIs!E2>=0;"En objetivo";SI(KPIs!E2>=-0,05;"Vigilar";"Fuera de objetivo"))

Para una minitendencia dentro de la tarjeta, selecciona la columna mensual del paso 6 y usa Insertar → Minigráficos → Línea. Coloca las tarjetas en una fila arriba, el gráfico y las segmentaciones debajo y las tablas de detalle al final. Para pulirlo: oculta las líneas de cuadrícula y los encabezados (Vista), protege las celdas con fórmulas y prueba a pegar diez filas nuevas para confirmar que todo se actualiza.

Ejemplo práctico

Hoja KPIs para un mes cualquiera (cifras ilustrativas):

La lectura es inmediata: los ingresos suben respecto al mes anterior y están cerca del objetivo, pero porque hay más pedidos, no porque cada pedido valga más. El ticket medio cae y queda casi un 10 % por debajo del objetivo: esa es la tarjeta roja que merece la reunión.

Errores comunes

Las tarjetas dan cero. Las fechas están guardadas como texto o FechaInicio es posterior a FechaFin. Comprueba que la columna Fecha muestra un número al cambiar el formato a General.

#¡DIV/0! en la variación mensual. El mes anterior no tiene datos. Usa SI.ERROR como en el paso 4.

Los semáforos cambian sin que cambie el KPI. Los umbrales siguen siendo de tipo Porcentaje. Cámbialos a Número.

Las filas nuevas no aparecen. Los datos no están en una tabla de Excel o se pegaron debajo de una fila vacía, fuera de la tabla.

Preguntas frecuentes