Cómo calcular el porcentaje de varianza en Excel (presupuesto frente a real)

El porcentaje de varianza es (real − presupuesto) ÷ presupuesto. Con el presupuesto en B2 y el real en C2: =(C2-B2)/B2, con formato de porcentaje. Un presupuesto de 500.000 y un real de 540.000 dan 40.000 ÷ 500.000 = 8 %. Si el presupuesto es cero el porcentaje no existe: usa =SI(B2=0;"n/d";(C2-B2)/B2). El signo indica la dirección; que sea favorable depende de si la línea es un ingreso o un gasto. DataHub Pro calcula todas las varianzas y marca las excepciones al subir el archivo, con una cuenta gratuita.

Pruébalo con tu propio archivo → · Actualizado el 27 de octubre de 2026

El porcentaje de varianza dice cuánto se desvió cada línea del plan, en una forma que se puede comparar en toda la cuenta de resultados. Esta guía te da la fórmula exacta, la regla favorable o desfavorable que confunde a los analistas nuevos, cómo protegerte de la división entre cero, los presupuestos negativos, la fila de total y un formato condicional que hace saltar las excepciones a la vista.

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Nota sobre separadores: las fórmulas de esta guía usan el punto y coma (;) para separar argumentos y los nombres de función en español. Según tu configuración regional, Excel puede usar la coma (,) en su lugar; en Excel en inglés los nombres de función también cambian (se indican entre paréntesis la primera vez).

1.Qué indica el porcentaje de varianza

La varianza es la diferencia entre lo planificado y lo ocurrido. La varianza absoluta está en euros (o en la moneda que uses); el porcentaje la escala al tamaño de la línea del presupuesto, y eso es lo que permite comparar líneas. Un sobrecoste de 5.000 no significa lo mismo en una línea de 10.000 que en una de 500.000: un 50 % frente a un 1 %, y solo el porcentaje lo deja claro de un vistazo.

Por eso todo informe de cierre de mes empieza por la columna de porcentaje: es la forma más rápida de ver qué líneas necesitan una explicación. Esta página se centra en la mecánica del porcentaje; para el informe completo, mira el análisis de varianza en Excel.

2.Paso 1 — Presupuesto y real

Concepto en la columna A, presupuesto en la B y real en la C, una línea por fila. Deja la D para la varianza y la E para el porcentaje.

3.Paso 2 — La varianza absoluta

Primero la diferencia simple. En D2:

=C2-B2

Haz siempre real menos presupuesto, nunca al revés, y mantén el criterio en toda la columna. Un resultado positivo significa que el real quedó por encima del presupuesto.

4.Paso 3 — El porcentaje de varianza

En E2:

=(C2-B2)/B2

Con formato de porcentaje, la fila de ingresos devuelve 0,08: el real quedó un 8 % por encima del presupuesto. El denominador es siempre el presupuesto, porque es la referencia con la que mides; dividir entre el real es un error clásico y silencioso.

5.Paso 4 — Favorable o desfavorable

Una varianza positiva no es automáticamente buena. Depende del tipo de línea:

Así, ingresos +8 % es una buena noticia, pero marketing +20 % es un sobrecoste, aunque el porcentaje sea positivo. Para que Excel lo etiquete, añade una columna F con el tipo (“Ingreso” o “Gasto”):

=SI(F2="Ingreso";SI(E2>=0;"Favorable";"Desfavorable");SI(E2<=0;"Favorable";"Desfavorable"))

6.Paso 5 — Formato condicional

Un informe de varianzas solo sirve si las excepciones se ven. Selecciona la columna de porcentaje (E2:E100) y ve a Inicio → Formato condicional → Nueva regla. Crea una regla Valor de la celda mayor que 0,1 con relleno rojo y otra menor que −0,1 con relleno ámbar. Cualquier línea más de un 10 % fuera del presupuesto, en cualquier dirección, se ilumina.

Ejemplo práctico

Un informe mensual de departamento (cifras ilustrativas):

La columna de porcentaje hace el triaje sola. Marketing, con +20 %, es la única línea que supera el umbral del 10 % y necesita explicación; software también se pasa, pero un +2 % es ruido. Sin el porcentaje compararías un sobrecoste de 12.000 en marketing con 40.000 de más en ingresos como si fueran de la misma escala, y no lo son.

A mano son tres pasos: varianza 72.000 − 60.000 = 12.000; entre el presupuesto, 12.000 ÷ 60.000 = 0,20; por 100, un 20 % por encima. Es la misma matemática que el porcentaje de cambio, con el presupuesto como base en lugar del periodo anterior.

7.Presupuesto cero, negativo y fila de total

Presupuesto cero. Un porcentaje sobre cero no existe. Esta versión devuelve 0 % si no había presupuesto ni gasto, y la etiqueta “Sin presupuesto” si se gastó en una línea a cero, que es justo la que debe ver quien revisa:

=SI(B2=0;SI(C2=0;0;"Sin presupuesto");(C2-B2)/B2)

Presupuesto negativo. En pérdidas presupuestadas, devoluciones o partidas en negativo, la fórmula estándar invierte el signo: una pérdida presupuestada de −10.000 que acaba en −5.000 es una mejora, pero =(C2-B2)/B2 devuelve −50 %. Dividir entre el valor absoluto devuelve +50 %:

=SI(B2=0;"n/d";(C2-B2)/ABS(B2))

Fila de total. Nunca promedies la columna de porcentajes. Con las tres líneas de gasto del ejemplo (marketing, salarios y software), el presupuesto total es 255.000 y el real 265.300, así que los gastos van un 4,0 % por encima:

=(SUMA(C3:C5)-SUMA(B3:B5))/SUMA(B3:B5)

La media de los tres porcentajes daría un 7,0 %, porque la pequeña línea de marketing pesa lo mismo que la de salarios, mucho mayor. Primero suma y después divide.

Errores comunes

1. Dividir entre el real en lugar del presupuesto. El presupuesto es la base. Dividir (C2-B2) entre C2 da otro porcentaje, y es incorrecto.

2. Leer el signo sin el tipo de cuenta. +15 % es estupendo en ingresos y alarmante en gastos. No presentes nunca un porcentaje de varianza sin dejar claro si la línea es ingreso o gasto.

3. Presupuestos cero sin proteger. Un solo #¡DIV/0! estropea cualquier SUMA o PROMEDIO posterior. Envuelve las divisiones en SI desde el principio.

4. Mezclar criterios de signo en un mismo informe. Si unas líneas de gasto tratan el sobrecoste como positivo y otras como negativo, los totales no significan nada. Elige un criterio y aplícalo en todo el informe.

Preguntas frecuentes