Seguimiento de proyectos en Excel: estado RAG, progreso y Gantt (2026)

Un seguimiento de proyectos en Excel es una tabla de tareas (tarea, responsable, inicio, fin, % completado) con tres capas automáticas: un estado RAG calculado con =SI([@[% Completado]]=1;"Verde";SI([@[Días restantes]]<0;"Rojo";SI([@[Días restantes]]<=3;"Ámbar";"Verde"))), barras de progreso con barras de datos del formato condicional y un diagrama de Gantt dibujado con formato condicional sobre columnas de fechas.

Pruébalo con tu propio archivo → · Actualizado el 10 de octubre de 2026

Una hoja llena de tareas no es un seguimiento de proyectos: un seguimiento te dice de un vistazo qué va bien, qué se retrasa y cuánto falta. Esta guía, versión en español de nuestro tutorial de project tracker en inglés, construye un seguimiento que se actualiza solo, con lista desplegable de estado, semáforo RAG automático, barras de progreso dentro de la celda, avance ponderado por esfuerzo y un Gantt. Sin complementos ni macros; funciona en Excel 2016 y Microsoft 365.

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Nota sobre las fórmulas: esta guía usa los nombres de las funciones de Excel en español (SI, HOY, DIAS.LAB, SUMAPRODUCTO, CONTAR.SI, Y) con el punto y coma (;) como separador de argumentos y la coma decimal (0,15). En Excel en inglés se llaman IF, TODAY, NETWORKDAYS, SUMPRODUCT, COUNTIF y AND, y los argumentos se separan con coma: =NETWORKDAYS(TODAY(),[@Fin]).

Qué es un seguimiento de proyectos

Un seguimiento de proyectos es una hoja estructurada que registra cada tarea con su responsable, fechas, estado y avance, y convierte esa lista en una imagen inmediata de la salud del proyecto. La diferencia con una lista de pendientes es el cálculo: el seguimiento deriva información nueva —días restantes, avance global, tareas vencidas, reparto de la carga— y la mantiene al día sola.

En Excel se apoya en tres pilares: una tabla de tareas limpia (una fila por tarea, columnas coherentes, sin celdas combinadas), una capa de fórmulas que calcula duración, días restantes, estado RAG y avance, y una capa visual (barras de datos, colores y Gantt) para que cualquiera entienda el proyecto en cinco segundos. Excel no impone estructura por sí solo: en cuanto alguien escribe “en curs.” en lugar de “En curso”, los recuentos fallan. Por eso esta guía añade las protecciones necesarias.

Antes de empezar: columnas y reglas

• Una fila = una tarea. Divide “Diseñar, construir y probar el inicio de sesión” en tres filas.
• Encabezados únicos y sin columnas vacías dentro del bloque de datos.
• Fechas reales, no texto. Si cambias el formato a General, una fecha real se convierte en un número de serie de 5 cifras. Las fechas en texto no restan, no ordenan y no alimentan el Gantt.
• % completado como número entre 0 y 1 (0,5 = 50 %) con formato de porcentaje.

Consejo: añade una columna de Esfuerzo (horas estimadas o puntos) aunque no la mires a diario. Es la clave del avance ponderado del paso 6.

1.Paso 1 — La tabla de tareas

En una hoja nueva, escribe los encabezados en la fila 1. Para que las fórmulas de esta guía coincidan, usa este orden:

Escribe tres o cuatro tareas reales, haz clic dentro de los datos y pulsa Ctrl+T. Marca “La tabla tiene encabezados” y, en la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre a TareasProyecto. Una tabla rellena cada fórmula en toda la columna, permite referencias legibles como TareasProyecto[% Completado] y crece sola al añadir tareas, así que el resumen nunca se pierde filas nuevas. Fija la fila de encabezados con Vista → Inmovilizar → Inmovilizar fila superior.

2.Paso 2 — Lista desplegable de estado

Los estados escritos a mano son donde mueren los seguimientos: “En curso”, “en curs” y “WIP” significan lo mismo para una persona y tres cosas distintas para CONTAR.SI. Selecciona la columna Estado y ve a Datos → Validación de datos → Configuración → Permitir: Lista. En Origen escribe:

No iniciada;En curso;Bloqueada;Completada

Con la configuración regional en español el separador de la lista es el punto y coma; en Excel en inglés se usan comas. Después colorea cada estado con Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Texto que contiene.

Consejo: separa el estado que informa el responsable (la intención) del semáforo RAG calculado a partir de las fechas (la realidad). Una tarea puede estar “En curso” y aun así en Rojo porque ya pasó su fecha de fin.

3.Paso 3 — Duración y días restantes

Añade a la tabla una columna Duración:

=[@Fin]-[@Inicio]

Dentro de una tabla, [@Fin] significa “el Fin de esta fila” y la fórmula se rellena sola. Dale formato de número, no de fecha. Después, una columna Días restantes:

=[@Fin]-HOY()

Positivo son días que quedan, cero vence hoy y negativo indica cuántos días lleva vencida. Como HOY() se recalcula al abrir el archivo, esta columna es el latido del seguimiento. Si los fines de semana no cuentan, usa =DIAS.LAB(HOY();[@Fin]), y añade un rango de festivos como tercer argumento: =DIAS.LAB(HOY();[@Fin];Festivos).

4.Paso 4 — Estado RAG automático

RAG (rojo, ámbar, verde) es el idioma universal del estado de un proyecto. Calcúlalo a partir de los datos para que nunca se quede desfasado. Añade una columna RAG:

=SI([@[% Completado]]=1;"Verde";SI([@[Días restantes]]<0;"Rojo";SI([@[Días restantes]]<=3;"Ámbar";"Verde")))

Léela de arriba abajo: si la tarea está al 100 %, Verde; si no, y ya venció, Rojo; si vence en tres días o menos, Ámbar; en cualquier otro caso, Verde. El orden importa: la comprobación de “terminada” debe ir primero, o una tarea terminada con la fecha pasada saldría en Rojo.

Un RAG que mira el avance

Para detectar tareas que van en fecha pero se están quedando atrás, añade una columna auxiliar % Esperado (cuánto del plazo ya ha pasado):

=MIN(1;MAX(0;(HOY()-[@Inicio])/[@Duración]))

y marca Rojo cuando el avance real va más de 15 puntos por detrás: =SI([@[% Completado]]>=[@[% Esperado]]-0,15;"Verde";"Rojo").

5.Paso 5 — Barras de progreso dentro de la celda

Selecciona las celdas de % Completado y ve a Inicio → Formato condicional → Barras de datos → Relleno sólido. Por defecto Excel escala las barras al valor más alto del rango, así que una tarea al 40 % puede parecer “llena”. Corrígelo en Administrar reglas → Editar regla: Mínimo de tipo Número 0 y Máximo de tipo Número 1. Ahora una barra del 50 % llena siempre media celda. Marca “Mostrar solo la barra” si en esa vista no necesitas la cifra.

6.Paso 6 — Avance total del proyecto

La respuesta ingenua promedia los porcentajes:

=PROMEDIO(TareasProyecto[% Completado])

Sirve si todas las tareas son de tamaño parecido, pero engaña cuando no lo son: terminar diez tareas triviales mientras la tarea enorme sigue al 0 % daría un 91 % de avance. La cifra honesta pondera cada tarea por su esfuerzo:

=SUMAPRODUCTO(TareasProyecto[% Completado];TareasProyecto[Esfuerzo])/SUMA(TareasProyecto[Esfuerzo])

Es la fórmula del promedio ponderado: mide cuánto trabajo está hecho, no cuántas tareas. Acompáñala de recuentos por estado, como =CONTAR.SI(TareasProyecto[Estado];"Completada"), y de un recuento de tareas vencidas:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TareasProyecto[% Completado];"<1";TareasProyecto[Fin];"<"&HOY())

7.Paso 7 — Gantt automático con formato condicional

A la derecha de la tabla, deja una columna libre y crea una fila de fechas semanales: la fecha de inicio del proyecto (un lunes) en P1 y =P1+7 en Q1, copiada hacia la derecha. Selecciona la cuadrícula vacía bajo esas fechas (tantas filas como tareas, empezando en la fila 2) y crea una regla nueva: Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula:

=Y(P$1+6>=$E2;P$1<=$F2)

$E2 es el Inicio y $F2 el Fin de la tarea de esa fila. La regla sombrea cada semana que se solapa con el periodo de la tarea, de modo que también aparecen las tareas de menos de una semana. Las referencias mixtas (P$1 fija la fila, $E2 fija la columna) hacen que una sola regla pinte todas las barras, y el Gantt se redibuja al cambiar cualquier fecha. Para marcar la semana actual, añade otra regla con =Y(HOY()>=P$1;HOY()<=P$1+6) y un borde grueso.

8.Paso 8 — Resumen del proyecto

En una zona aparte, pon las cifras clave: el avance ponderado en grande, los recuentos por estado y el número de tareas vencidas. Añade una segmentación (Diseño de tabla → Insertar segmentación de datos) por Responsable o Fase para filtrar con un clic. Para resaltar la fila entera de una tarea vencida, selecciona todas las filas de tareas y crea una regla con =Y($H2<1;$F2<HOY()) y un relleno rojo suave.

Si gestionas varios proyectos, añade una columna Proyecto a la misma tabla en lugar de una hoja por proyecto, y resume con SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO por proyecto.

Ejemplo práctico

Un proyecto pequeño con cinco tareas de tamaño muy distinto:

El promedio simple dice 38 % ((100 + 60 + 30 + 0 + 0) / 5). El avance ponderado dice 34,7 % (20,8 / 60), porque la tarea más grande, el inicio de sesión, solo va al 30 %. Esa diferencia de más de tres puntos es la que separa un informe optimista de uno realista.

Errores comunes

La duración muestra una fecha de 1900. Excel heredó el formato de fecha. Cambia la columna a formato General o Número: 5 significa cinco días.

Los días restantes no cambian. El cálculo está en Manual. Ve a Fórmulas → Opciones para el cálculo → Automático o pulsa F9.

Una barra de datos siempre sale llena. La escala sigue en automático. Fija el mínimo en 0 y el máximo en 1.

CONTAR.SI devuelve cero con una coincidencia evidente. Casi siempre es un espacio sobrante en el estado. Vuelve a aplicar la lista desplegable y selecciona el valor desde la lista.

Preguntas frecuentes